Cuando se va a lanzar un nuevo producto al mercado o simplemente cuando se quieren hacer optimizaciones internas en la empresa, es fundamental poder detectar y comprender tanto sus propias características como las del entorno que las rodea, y una de las mejores maneras de poder conocer esta información es a través de la matriz EFI.
Gracias a ella es posible identificar las áreas en las que hay que destinar una mayor cantidad de recursos y más esfuerzo, además de poder conocer aquellas que generan un rendimiento inferior.
¿Qué es y para qué sirve la matriz EFI?
La matriz EFI, a la que también se la conoce como MEFI, es una herramienta de auditoría interna que tiene como finalidad descubrir las fortalezas y debilidades de una empresa o de alguna de las áreas de la misma en la cual es posible realizar mejoras.
Esta matriz se emplea para tratar de medir la eficacia de algún proceso o sistema de una manera numérica y objetiva, gracias a lo cual es posible identificar áreas de oportunidad en las que se están empleando recursos sin la eficiencia necesaria, y en base a ello poder tomar las medidas oportunas con el único fin de mejorar los resultados.
De igual manera, es posible recurrir a esta herramienta de auditoría interna para comparar entre diferentes sistemas o procesos, con la ventaja que supone el hecho de poder conocer cuáles tienen una mayor eficiencia. De esta manera, será posible adoptar aquellas que sean más beneficiosas para la empresa o negocio.
A todo ello hay que sumar que la matriz EFI es clave para la toma de decisiones, así como para poder establecer objetivos y metas, y para la propia medición del progreso en la implementación de distintas mejoras.
Ventajas de la matriz EFI
Esta matriz cuenta con diferentes ventajas que conviene tener en cuenta, entre las cuáles tenemos que destacar especialmente las siguientes:
- Evaluación objetiva y numérica: Uno de sus principales beneficios es que permite medir de una manera objetiva y numérica los resultados obtenidos con los recursos empleados, además de realizar comparativas, lo que permite identificar aquellas áreas en las que los recursos están siendo utilizados de una manera ineficaz.
- Facilita la toma de decisiones: Al poder determinar las áreas a mejorar y las mejores prácticas para ello, resulta mucho más sencillo tomar decisiones, además de que estas se toman de manera más eficaz y rápida.
- Compara sistemas o procesos: Con la matriz EFI es posible realizar comparativas entre diferentes sistemas o procesos, lo que permite conocer cuáles son los más eficientes.
- Identificación de problemas: En aquellos casos en los que haya problemas de funcionamiento, gracias a esta herramienta de auditoría interna será posible reconocer los mismos y así tomar las medidas oportunas para poder hacerles frente.
- Comunicación de resultados: Entre las principales ventajas de su empleo se encuentra el hecho de que los propios resultados obtenidos son fáciles de comprender y comunicar de manera clara, algo fundamental para poder mejorar y encontrar la mayor optimización posible de los procesos o sistemas.
Desventajas de esta matriz
Al igual que hay diferentes ventajas por las cuáles hay que recurrir a la matriz EFI, esta también cuenta con algunas desventajas, siendo las más destacables las siguientes:
- Complejidad: En ocasiones puede llegar a resultar complicada de calcular, ya que esta herramienta necesita de un alto nivel de detalle para poder llegar a medir la eficiencia de un sistema o proceso. En el caso de los sistemas más grandes o robustos puede llegar a ser complejo realizar los cálculos oportunos.
- Difícil de interpretar: Si no tienes los conocimientos necesarios acerca de la metodología a seguir para poder llevar a cabo de manera eficaz esta herramienta de auditoría, los resultados pueden llegar a ser un tanto complicados de interpretar, al menos para poder sacar el máximo partido de los mismos.
- Gran volumen de datos: Aunque no se aplica en todos los casos, por lo general esta matriz requiere de una amplia cantidad de datos para poder llegar a realizar la medición de la eficiencia de un sistema o proceso.
- No tiene en cuenta todos los factores: A pesar de que gracias a la matriz es posible conocer las fortalezas y debilidades de tu empresa, en ocasiones es posible que se eche en falta que no pueda tener en cuenta otros factores que pueden llegar a ser importantes para tu empresa, como el bienestar de los trabajadores o el impacto ambiental.
- No apto para todos los proyectos: Si no se tienen fijados unos objetivos claros, los resultados de esta herramienta es probable que no sean los que se buscan. Lo mismo ocurre en el caso de que no se dispongan de recursos que sean fáciles de medir.
Cómo hacer una matriz EFI
Para hacer esta matriz y conocer las fortalezas y debilidades de tu empresa, los pasos a seguir son principalmente los siguientes:
- Crear una tabla con datos: Se debe realizar una tabla con cuatro columnas en las que se añadan las fortalezas y las debilidades de la empresa. Se debe realizar de una manera muy específica para así poder conseguir obtener la mayor cantidad de datos para su posterior comparación y análisis.
- Asigna valores a cada factor: A cada uno de los factores tendrás que asignar un valor, que debe ir de 0,0 (sin importancia) a 1,0 (muy importante). Es necesario que al sumar cada uno de los valores, el total sea 1. El nivel de importancia se corresponde con la industria en la que se desarrolla la actividad empresarial.
- Clasifica tus factores: A continuación, hay que asignar una calificación de 1 a 4 de cada factor clave para determinar si es: 1 (Debilidad mayor); 2 (debilidad menor); 3 (fortaleza menor) o 4 (fortaleza mayor). En este caso, la calificación se basa en la propia empresa.
- Multiplica el peso con la calificación: Una vez rellenados todos los valores se debe multiplicar el peso, es decir, los valores de cada uno de los factores del paso 2, con la calificación colocada en el paso número 3. De esta forma se podrá obtener un valor total.
- Interpretación de los resultados: Finalmente tan solo habrá que interpretar los resultados, que se situarán entre un 1,00 y un 4,00. Los puntajes por debajo de 2,50 reflejan una empresa con muchas debilidades internas y, por encima, una posición sólida y estable.
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